7. Passage devant le Jury, examen

L'accompagnement du Dava prévoit un après-midi de travail collectif pour l'entretien avec le Jury. 


Ce qu'il faut retenir : 

• une convocation à l'examen sera adressée au candidat par courrier, en fonction de la date de dépôt du livret (revoir post 6, délais d'envoi du livret 2).
• le Jury est composé de 4 à 10 personnes, en général 4 : 3 professeurs et 1 professionnel (=1 assistant de gestion PME PMI dans notre cas).
• les livrets 1 et 2 sont transmis au Jury.

Ce n'est pas un oral d'examen avec des questions de culture générale, il s'agit d'un exposé oral du livret 2.

Cet entretien avec le Jury dure en théorie 1 heure mais concrètement entre 25 et 45min, et peut se dérouler ainsi :

• le candidat se présente puis le Jury l'interroge et approfondit certains points du livret ou de l'expérience,
• le candidat se présente et le Jury l'interroge au fur et à mesure de sa présentation,
• le Jury intervient directement et interroge le candidat.

   


Il nous est conseillé de préparer un texte de présentation pour le jour J (environ 10min de temps de parole), reprenant : 

- parcours scolaire
- parcours professionnel
- motivations/projet professionnel (pourquoi la VAE?)
- résumé du livret/des différentes activités développées dans le livret

Confidence : le Jury se sera forgé une opinion sur la délivrance ou non du diplôme à la lecture de votre livret 2. L'entretien leur confirmera que vous en êtes l'auteur.



03/10/2012 Réception de la convocation à l'examen 


12/11/2012 Entretien avec le Jury

J'ai été reçue 25min par le Jury, qui s'est assuré en quelques questions détournées que j'étais bien l'auteur du livret. 

L'entretien s'est tenu dans une grande salle, ou de nombreux autres candidats étaient reçus en parallèle.

J'ai ressenti cette rencontre comme une formalité, le Jury avait pris sa décision en amont.


Néanmoins, le Jury n'appréciera pas une attitude hautaine ou détachée : j'ai rencontré lors des ateliers collectifs du Dava une personne très expérimentée qui postulait pour le diplôme depuis plusieurs années, sans l'obtenir. Les accompagnants l'ont invité à réfléchir à son savoir-être.


15/11/2012 Résultat

Je reçois mon diplôme au courrier du jour.

Lors de sessions d'accompagnement, un délai de réception d'une dizaine de jours nous avait été annoncé.
 

Rédaction du livret 2 : points d'attention

Le vocabulaire spécifique au diplôme peut être puisé dans le référentiel.


Quelques conseils dispensés par le Dava : 


I/ Style rédactionnel 
 

• rédiger tant que possible à la première personne : adieu modestie excessive et manque de confiance en soi, insister sur son implication ou contribution personnelle est ici bienvenu
• préserver l'anonymat des usagers et collaborateurs ou responsables hiérarchiques : ces personnes peuvent être citées par leur fonction
• respecter la confidentialité des données 
• utiliser les termes techniques liés à l'activité (rajouter un glossaire ou des notes en bas de page afin de les expliquer)

Globalement, le livret décrit avec précision le parcours professionnel, les missions et attributions comme une méthodologie de poste pourrait le faire.


II/ Annexes

• peuvent être annexés : organigrammes, support de communication, fiches techniques, guides de procédures, comptes-rendus de réunion, documents légaux, pages écran, graphiques/tableaux de bord, charte graphique, protocoles, photographies, planning, extraits de documentation interne ou commerciale, plans de sécurité, études d'implantation...
• pour les tableaux excel, penser à afficher les formules de calcul (2010 : options > options avancées > cocher "Formules dans les cellules au lieu de leurs résultats calculés")

 Je n'avais pas eu l'occasion auparavant de rédiger un document aussi conséquent, ces conseils m'ont été très utiles !

J'ai lu des critiques sévères sur l'accompagnement dispensé par le Dava et je trouve dommage de juger ce dispositif négativement.

Les personnes qui souhaitent valider leurs acquis ont des parcours professionnels différents : le seul conseil que je puisse donner si vous souhaitez être accompagnés est de rencontrer plusieurs structures, qu'elles soient publiques ou privées, il n'en sera que plus facile de choisir.

Choix des activités du livret 2 : pistes de réflexion

Rappel : le livret doit décrire 4 activités minimum. Il n'est pas obligatoire de reprendre point par point le référentiel commun du diplôme.

Le référentiel contient 8 activités :

A1 – gestion de la relation avec la clientèle
A2 – gestion de la relation avec les fournisseurs
A3 – gestion et développement des ressources humaines
A4 – organisation et planification des activités
A5 – gestion des ressources
A6 – pérennisation de l’entreprise
A7 – gestion des risques
A8 – communication globale
  

J'ai surligné les compétences professionnelles qui me semblaient acquises au cours de mes différentes expériences dans la partie "Résultats attendus" de chaque activité.

Cela permet d'isoler rapidement plusieurs activités principales.


Autour de ces activités principales, il est possible d'identifier des compétences transversales qui appartiennent à d'autres activités, exemple :

- une expérience de service après-vente appartient à l'activité "gestion de la relation clientèle" mais peut faire appel à des compétences juridiques qui sont associées à l'activité "gestion des risques". 

Il n'est pas utile de se répéter en incluant ces deux activités dans le livret, d'autant plus que le Jury sait identifier les compétences transversales. Choisir laquelle de ces deux activités sera la plus complète en termes de diversité des missions et d'annexes pour la mettre en avant est à mon sens judicieux.


Autre exemple, les activités que j'ai décrites dans mon livret sont :

A1 Suivi fournisseur et règlement clients
A2 Suivi de trésorerie
A3 Suivi des dossiers juridiques
A4 Gestion administrative du personnel

Comment ai-je procédé ?
1/ Je n'ai pas conservé les intitulés exacts du référentiel. Mon livret est personnalisé sur les conseils du Dava.
2/ L'activité de gestion de la relation clientèle est étalée sur deux activités : A1 et A3.
3/ A1 et A2 contiennent des compétences transversales liées à l'activité pérennisation de l'entreprise.
Etc...

Je me suis appuyée sur le référentiel pour construire le plan de mon livret et l'ai laissé de côté après cette étape. 

Téléchargement des livrets

Certains lecteurs ont rencontré des soucis lors du téléchargement des livrets sur Fichier-Doc, voici un aperçu de la page sur laquelle vous allez être redirigés :

Vous devrez renseigner le code de sécurité aléatoire (cadre orangé) puis cliquer sur "télécharger le fichier" encadré en bleu ci-dessus.

(les autres liens de téléchargement sont commerciaux)

Bonne lecture.

Votre avis est important !

Bonjour à tous mes lecteurs,

Vous avez été plus de 5000 à rechercher sur ce blog des informations sur la VAE, ce qui m'a incité à relancer mes publications pour enfin, vous faire part de mon expérience en intégralité.

Dans sa première forme, son objet était de vous renseigner en détail sur la démarche de validation des acquis, n'ayant moi-même trouvé sur le web que de rares retours d'expérience avant de me lancer.

Pour poursuivre, j'ai donc décidé de le relooker et d'alléger mon style de rédaction : les articles publiés sont abrégés afin que vous y trouviez facilement les informations qui m'ont semblé importantes.

Si vous avez des interrogations auxquelles les articles n'auraient pas répondu, prenez quelques secondes pour m'indiquer ici vos suggestions, elles m'aideront à améliorer le contenu du blog.

Bien à vous, Emy

6. Rédaction et envoi du livret 2

Un livret d'environ 60 pages est rédigé en 50 heures en moyenne, à l'aide des référentiels communs remis lors de l'entretien d'orientation (post n°1).

L'objectif de ce livret 2 est de décrire le plus précisément possible les postes occupés, en s'appuyant sur le référentiel du diplôme. 

Attention : l'envoi de ce deuxième livret est soumis à des délais :

• dans un délai d'un an suivant la réception de la notification de recevabilité
• entre le 1er et le 15 juillet pour un passage devant le jury d'automne
• entre le 1er et le 15 novembre pour un passage devant le jury de printemps

En ce qui me concerne, il m'aura fallu 80 heures environ pour finaliser un livret de 74 pages, avec quelques annexes.

Je l'ai ensuite fait relire à deux proches, que je remercie pour leur implication dans ma réussite.

Les activités choisies ont été définies lors d'un entretien personnalisé avec un conseiller du DAVA.

L'accompagnement proposé par cette structure m'a apporté l'aide dont j'avais besoin : une approche méthodique et concrète de la démarche VAE. 

Voici mon livret 2 (téléchargement).

15/07/2012 Je dépose mon livret au DAVA local, en deux exemplaires reliés comme le livret 1.

 

5. Etape facultative : financement de l'accompagnement

21/02/2012 : accusé réception par mail, avec les coordonnées de la personne qui suivra mon dossier administratif au sein du DAVA.

 

 

24/02/2012

Réception au courrier de :

- l'attestation de recevabilité
- devis et descriptif de l'accompagnement VAE
- le contrat d'accompagnement, auquel est annexé un calendrier prévisionnel
- un exemplaire du livret 2


Vous êtes demandeur d'emploi ? Veuillez remettre les documents suivants à votre conseiller Pôle Emploi afin qu'il établisse la demande de chéquier VAE* :

Attestation de recevabilité / Devis de l'accompagnement / Contrat d'accompagnement

* : Qu'est ce que la demande de chéquier VAE ?Il s'agit d'un formulaire administratif, fournit par le conseiller Pôle Emploi, et qui renseigne l'état civil du candidat, son objectif VAE, et les coordonnées de l'agence Pôle Emploi qui "prescrit" le chéquier.
La réponse du Conseil Régional sera ensuite adressée au conseiller Pôle Emploi qui en aura effectué la demande, dans un délai approximatif de 3 à 4 semaines.

Le calendrier prévisionnel et le livret 2 vierge seront conservés par le candidat.

4. Constitution et envoi du livret 1

Ce livret 1 est le premier document dont le jury prendra connaissance vous concernant.

• sont à joindre à votre envoi les justificatifs suivants : copie de la pièce d'identité, attestation de formation, attestation d'emploi, attestation d'emploi bénévole, si en rapport avec le diplôme visé (+votre demande de chéquier VAE si concernés)
• rajouter trois petites enveloppes pré-affranchies et une grande format A4, pré-affranchie également.

Le livret ainsi que les justificatifs, seront édités en deux exemplaires (un de plus si vous souhaitez le conserver).

14/02/2012 

Mon livret est rédigé, je viens de recevoir le dernier justificatif de formation qu'il me manquait, je l'y annexe et file le faire relier...

J'ai opté pour une mise en forme classique :

Un exemplaire de mon livret 1 est disponible sur ce site de partage de documents.

La rédaction de celui-ci a duré une petite dizaine d'heures.

3. Choix du diplôme

16/01/2012

Je reçois la réponse de l'académie, mon choix est validé.

2. Convocation à la réunion d'information collective au DAVA (Dispositif Académique de Validation des Acquis)

10/01/2012

Cette réunion d'une durée de trois heures se décompose en trois principaux points : 

I. Déroulement de la procédure VAE et accompagnement

Voici une copie du récapitulatif qui nous a été remis lors de cette réunion. Il décrit assez bien le parcours VAE :

Reprenons, étape par étape :

1. envoi du "CV détaillé" 
2. réunion d'information
3. validation par le DAVA du diplôme visé (réponse reçue par courrier, environ une semaine après la réunion d'information)
4. constitution et envoi du livret 1 (modèle vierge téléchargeable sur le site du Greta de Versailles)
5. étape facultative : accompagnement

• le DAVA propose un accompagnement de 20 heures, qui consiste en la préparation à l'examen par des ateliers collectifs, et des entretiens individuels

• Cegos, organisme formateur bien connu, propose lui aussi un accompagnement VAE, de 2 jours

Pour plus de détails, reportez-vous aux annexes du II. Budget

      6.  rédaction et envoi du livret 2 (modèle vierge téléchargeable sur le site du Greta de Versailles)

      7.  passage devant le Jury, examen


II. Budget

Ci-dessous les devis du DAVA et Cegos, qui détaillent tarif et descriptif de l'accompagnement.

III. Quel organisme contacter pour la prise en charge de ce budget ?

Vous êtes salariés : 

• rapprochez vous du service RH de l'entreprise, afin d'obtenir les coordonnées de l'organisme collecteur de votre DIF. Ce dernier vous indiquera le montant de vos cotisations, et la marche à suivre pour débloquer le budget correspondant.

Vous êtes demandeurs d'emploi :

• vous devez formuler une demande chéquier VAE auprès de Pôle Emploi, rapprochez vous de votre conseiller.

Ces documents vous sont transmis à titre d'information.

1. Choix du diplôme et CV détaillé

20/11/2011

Prise de contact par mail de l'antenne VAE proche de mon domicile pour une demande d'informations. (Coordonnées trouvées sur le site InfoVAE)

26/11/2011

Lors d'un entretien d'une heure avec le conseiller VAE, mon choix de diplôme est validé.

Une pochette m'est remise à l'issue de cette entrevue, contenant les référentiels communs des deux diplômes qui correspondent à mon expérience professionnelle, BTS Assistant Manager et BTS AG PME PMI.

J'envoie ensuite mon "CV détaillé" à l'Académie de Versailles (modèle vierge téléchargeable ici).

J'ai choisi le BTS AG PME PMI (dont voici le référentiel commun).

Ce document informe l'académie correspondante de mon intention de valider mon expérience.